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23 août 2011 10h00 HE

BMO Solutions d'achat et de paiement : 3 stratégies pour démystifier les frais de voyage

Les gestionnaires de déplacements peuvent parvenir à mieux comprendre les dépenses de voyage en adoptant les trois stratégies suivantes :

- exiger des employés qu'ils utilisent une carte d'entreprise émise par un fournisseur dont les cartes sont plus largement acceptées;

- implanter une application de type tableau de bord pour gérer les données sur les dépenses de voyage de diverses sources;

- puiser dans les informations générées par l'application pour gérer leurs programmes de voyages et de déplacements plus efficacement.

DENVER, COLORADO--(Marketwire - 23 août 2011) - CONGRÈS ANNUEL DE LA GBTA - Le rythme des voyages d'affaires devrait continuer de croître régulièrement et produire une quantité de données qui risque de submerger les gestionnaires de déplacements. BMO Solutions d'achat et de paiement, une société membre de BMO Groupe financier (NYSE:BMO)(TSX:BMO), livre aux gestionnaires de voyages d'affaires ses trois meilleures pratiques pour tirer le maximum des données sur les dépenses de voyage et ainsi mieux gérer les frais de voyage et de représentation :

1) Exiger de tous les employés qu'ils utilisent une carte d'entreprise. Plus le volume de données sur les dépenses de voyage est important et constant, plus il devient facile et logique d'en faire le suivi. Dès lors qu'on exige de tous les employés d'une entreprise qu'ils utilisent une carte d'entreprise, leurs dépenses de voyage deviennent plus transparentes. De plus, comme les fournisseurs de cartes d'entreprise produisent souvent des données enrichies sur les dépenses, les gestionnaires peuvent en faire une analyse plus approfondie. Qui plus est, les employés des entreprises qui choisissent un fournisseur dont les cartes sont plus largement acceptées peuvent utiliser leur carte d'entreprise pour régler davantage de dépenses lors de leurs déplacements.
2) Gérer l'avalanche d'information au moyen d'une application de type tableau de bord. Alors que le manque de données détaillées sur les coûts des billets d'avion, de l'hébergement à l'hôtel et des autres dépenses de déplacement peut compliquer la prise de décisions éclairées, le contraire est souvent tout aussi vrai. Un volume effarant de données provenant de sources multiples, notamment des entreprises de gestion des voyages et des outils et fournisseurs de réservations en ligne, risque de submerger les gestionnaires de déplacements. Le nouveau défi consiste désormais à consolider et à filtrer efficacement ce vaste volume de données pour en tirer de l'information pratique. Tirer parti d'un outil de gestion des dépenses de déplacements capable de mettre en corrélation une manne d'information permet aux gestionnaires de déplacements de brosser un portrait complet des dépenses.
3) Tirer profit d'une meilleure compréhension de l'information pour élaborer des programmes sur mesure. Les données à elles seules ne fournissent pas l'information pratique dont les gestionnaires de déplacements ont besoin pour bien faire leur travail. Les outils d'analyse et de production de rapports sur les dépenses que procurent les applications de type tableau de bord permettent aux entreprises de consolider d'immenses volumes de données provenant de sources diverses et d'en tirer de l'information pratique susceptible de les aider à :
repérer les possibilités de réaliser des économies;
obtenir plus de pouvoir de négociation avec les fournisseurs;
contrôler les dépenses non conformes.

« On ne peut contrôler que les dépenses que l'on voit. Pour mieux comprendre les tendances en matière de dépenses, il convient d'adopter une approche plus globale à l'égard de la gestion des dépenses de voyage. En combinant une carte d'entreprise largement acceptée à un puissant outil de gestion des dépenses de déplacements, on obtient instantanément de l'information précieuse qui concoure à l'amélioration des résultats de l'entreprise », commente Terry Wellesley, directeur général de BMO Solutions d'achat et de paiement.

À propos de BMO Solutions d'achat et de paiement

BMO Solutions d'achat et de paiement, société membre de BMO Groupe financier, est l'un des principaux fournisseurs de cartes commerciales et de solutions de paiement en Amérique du Nord. Un nombre important de grandes entreprises, d'organismes sans but lucratif et d'organisations gouvernementales tirent avantage des produits de BMO Solutions d'achat et de paiement pour améliorer la gestion, la supervision et la transparence des dépenses et des paiements. Pour de plus amples renseignements sur ce sujet, visitez le site http://www.bmoachatetpaiement.com/index.html.

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