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29 oct. 2012 17h37 HE

Supertempête : BMO offre des conseils aux propriétaires d'entreprise qui envisagent d'élaborer un plan d'urgence

Quatre-vingt-cinq pour cent des entreprises n'ont pas de plan d'urgence en cas de désastre environnemental majeur

MONTRÉAL, QUÉBEC--(Marketwire - 29 oct. 2012) - L'ouragan Sandy s'apprête à frapper le littoral du nord-est américain et certaines régions du centre du Canada aujourd'hui. BMO Banque de Montréal offre aux propriétaires d'entreprise cinq conseils pour l'élaboration d'un plan d'urgence.

Selon un sondage que BMO a réalisé auprès des entreprises canadiennes, la plupart d'entre elles ne disposent d'aucun plan d'urgence ou de poursuite de leurs activités. Le sondage a révélé que 57 pour cent des propriétaires d'entreprise n'ont aucun plan d'urgence si quelque chose devait leur arriver et que 73 pour cent n'ont pas de plan en cas de perte de gestionnaires de haut niveau. Quatre-vingt-cinq pour cent des entreprises n'ont aucun plan en cas d'urgence environnementale.

« Quelle que soit leur taille, les entreprises risquent un jour d'être affectées par des conditions atmosphériques très défavorables, des pannes d'électricité, des pandémies ou d'autres situations d'urgence. Toutes les entreprises doivent donc impérativement mettre des plans d'urgence en place pour parer de telles éventualités », a averti Steve Murphy, premier vice-président. Services aux entreprises, BMO Banque de Montréal.

BMO Banque de Montréal propose les étapes suivantes pour l'élaboration d'un plan d'urgence efficace :

1) Faire une analyse d'impact

L'élaboration d'un plan d'urgence commence par la définition des fonctions les plus critiques de l'entreprise - les activités sans lesquelles l'entreprise cesse de fonctionner, comme le service de la paie, le centre d'appel, les ventes, les TI, les communications, la distribution et l'expédition et la réception des marchandises.

Pour chaque activité de l'entreprise, évaluez l'importance du travail en cours sur la survie globale de l'entreprise, son incidence sur les autres activités et le délai de rétablissement des activités régulières. Évaluez les répercussions d'un dérangement de ces activités sur divers intervalles - 24 heures, deux jours, une semaine, deux semaines, etc.

Les ressources requises pour la reprise des activités sont la composante essentielle qui vient ensuite. De quoi aurez-vous besoin et quand? Évaluez le nombre d'employés requis - il est peu probable que vous ayez besoin de tout votre personnel immédiatement après une urgence. Voici quelques questions que vous devriez vous poser :

  • Cette activité commerciale pourrait-elle être faite par des employés se trouvant dans un autre site?
  • Disposez-vous des ordinateurs, des systèmes de télécommunications, de la machinerie et des outils requis pour leur permettre de travailler à l'extérieur?
  • Les renseignements sur les clients et fournisseurs, ainsi que les dossiers en cours sont-ils accessibles en cas d'urgence?
  • Vous est-il possible de communiquer avec tous les employés visés et de les tenir au courant de l'état de la situation?

2) Évaluer les risques pour l'entreprise

Les possibilités que votre entreprise soit affectée par un événement imprévu peuvent varier, tout comme ses répercussions sur vos affaires. Le fait de dresser un ordre de priorité des risques éventuels (incendie, tempête ou inondation dévastatrice, panne d'électricité, pandémie, etc.) sur l'ensemble des activités de l'entreprise et sur chacune de ses fonctions critiques vous aidera à élaborer des plans d'atténuation et de réduction des incidences négatives sur l'entreprise. Pour chaque risque potentiel, faites les évaluations suivantes :

  • dommages matériels ou interruptions possibles;
  • coûts financiers d'une interruption;
  • employés touchés par l'événement;
  • répercussions sur les clients.

En faisant une évaluation complète des risques éventuels, vous pourrez décider si vous devez accepter le risque ou élaborer des plans d'urgence pour gérer les perturbations potentielles de vos activités commerciales.

3) Élaborer un plan d'urgence

Un plan d'urgence ou de poursuite des activités est une liste par étapes de priorité des mesures à prendre lors d'événement fortuit. Le plan comprend l'affectation des principales responsabilités aux membres de l'équipe de l'entreprise. Voici quelques exemples de telles mesures ou responsabilités :

  • lancement d'un plan d'urgence - rassemblement des membres essentiels de l'équipe;
  • liaison avec les services d'urgence;
  • signalement des activités commerciales qui ont été perturbées;
  • évaluation des dommages et communication avec la compagnie d'assurance;
  • distribution d'information au personnel;
  • communication avec les clients.

4) Tester votre plan

Une fois que votre plan d'urgence a été défini, il importe que vous vous assuriez que tous les employés comprennent bien son mode d'utilisation, l'impact qu'il aura sur eux et la façon dont ils seront informés de toute situation d'urgence. Après vous être assuré que tous les employés et gestionnaires comprennent le plan, mettez-le à l'essai dans le cadre d'un scénario d'urgence.

5) Mettre le plan à jour

Les meilleurs plans d'urgence ou de poursuite des activités sont ceux qui sont revus et mis à jour régulièrement. Une fois l'an, revoyez votre plan et mettez-le à l'essai pour vous assurer qu'il demeure pertinent, à jour et efficace.

À propos de BMO Groupe financier

Fondé en 1817 sous le nom de Banque de Montréal, BMO Groupe financier est un fournisseur nord-américain de services financiers hautement diversifiés. Fort d'un actif totalisant 542 milliards de dollars au 31 juillet 2012, et d'un effectif de plus de 46 000 employés, BMO Groupe financier offre une vaste gamme de produits et de solutions dans les domaines des services bancaires de détail, de la gestion de patrimoine et dans les domaines des services bancaires de détail, de la gestion de patrimoine et des services et solutions d'investissement.

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